W dobie globalizacji, gdzie granice stają się coraz bardziej przepuszczalne, a międzynarodowe relacje biznesowe, edukacyjne i osobiste są na porządku dziennym, pojawia się potrzeba uproszczenia procesów prawnych związanych z autoryzacją dokumentów. Tutaj właśnie wkracza instytucja apostille, która znacząco ułatwia te procesy.
Czym jest apostille?
Apostille to certyfikat, który potwierdza autentyczność dokumentu publicznego, takiego jak akt urodzenia, małżeństwa, dyplom, pełnomocnictwo, czy wyrok sądowy, aby mógł być uznany za prawomocny w innym kraju. Apostille jest efektem Konwencji Haskiej z 5 października 1961 roku, znanej jako Konwencja Apostille, która zastępuje długotrwały proces legalizacji dokumentów. W Polsce konwencja obowiązuje od 2005 roku. Liczba sygnatariuszy wciąż rośnie, a jednym z krajów, który przystąpił do konwencji w 2024 roku jest chociażby Kanada, warto na bieżąco śledzić więc w jakim państwie mogą czekać na nas zmiany w procesie uwierzytelniania dokumentów. Aktualne informacje na temat statusu sygnatariuszy konwencji znajdziemy na stronie Haskiej Konferencji Prawa Prywatnego Miedzynarodowego (https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41)
Jak działa system apostille?
System apostille jest stosunkowo prosty. Jeżeli kraj wydający dokument oraz kraj, w którym dokument ma być używany, są stronami Konwencji Haskiej, to dokument musi zostać przedłożony do właściwego organu w kraju wydania, aby otrzymał pieczęć apostille. Na przykład, w Polsce jest to Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
Warto mieć na uwadzę, że na niektórych dokumentach wydanych w innym państwie UE Organy państw członkowskich nie mogą wymagać apostille. Dotyczy to dokumentów odnoszących się do: urodzenia, zgonu, pozostawania przy życiu, imienia i nazwiska, małżeństwa , rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa, pochodzenia dziecka, przysposobienia, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, obywatelstwa czy braku wpisu w rejestrze karnym.
Zagraniczne dokumenty z apostille zawsze będą jednak wymagały tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego.
W każdym kraju funkcjonują różne organy odpowiedzialne za wydanie apostille. W Polsce, jak już wspomniano, jest to Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Istotnym jest, że procedura wystąpienia o nadanie klauzuli apostille lub o legalizację dokumentu jest dostępna również dla osób zamieszkałych poza Warszawą, a nawet granicami Polski z uwagi na z możliwość skorzystania z obsługi korespondencyjnej.
W Stanach Zjednoczonych odpowiedzialność ta jest podzielona między Departament Stanu oraz sekretariaty poszczególnych stanów. W innych krajach mogą to być różne ministerstwa, sądy lub urzędy notarialne.
Legalizacja dokumentów
W przypadku, gdy państwo nie jest stroną konwencji haskiej, konieczne jest przejście procedury legalizacji dokumentu.
Owa procedura jest dwustopniowa
-najpierw dokument legalizowany jest przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych
-następnie w polskiej ambasadzie lub konsulacie należy uzyskać klauzulę zgodności dokumentu z prawem obowiązującym w miejscu jego wystawienia
Przykłady praktycznego zastosowania
Apostille jest niezwykle ważne w międzynarodowym obrocie gospodarczym. Firmy, które chcą prowadzić działalność za granicą, muszą przedkładać różne dokumenty, takie jak umowy, pełnomocnictwa czy certyfikaty rejestracyjne, które muszą być uznane za prawomocne przez zagraniczne władze. Dzięki apostille, proces ten jest znacznie uproszczony.
Doskonałym przykładem na korzyści płynące z wykorzystania procedury apostille jest możliwość sprzedaży lub kupna nieruchomości w Polsce bez obecności strony na miejscu zawarcia umowy. Zainteresowany udaje się do notariusza w państwie w ,którym przebywa, gdzie udziela pełnomocnictwa, które poświadcza się następnie w klauzulę apostille pozwalając tym samym na prawidłowy przebieg transakcji.
Procedura wygląda podobnie również w przypadku zakładania spółki, gdzie poza standardowymi dokumentami koniecznymi do założenia spółki, konieczność złożenia apostille może zaistnieć przy udzielaniu pełnomocnictwa czy zakładaniu rachunku bankowego.
Korzyści z apostille
Główną korzyścią z wprowadzenia apostille jest uproszczenie i przyspieszenie procesu uznawania dokumentów międzynarodowych. Przed wprowadzeniem Konwencji Haskiej, proces legalizacji dokumentów był złożony i czasochłonny, wymagający wielokrotnej certyfikacji przez różne urzędy w obu krajach. Apostille skraca ten proces do jednego etapu, co jest korzystne zarówno dla osób prywatnych, jak i dla przedsiębiorstw.
